De rol van secretaresse is flink aan het veranderen!

De secretaresse 2.0 is digitaal vaardig

Artikel uit Management Team. Bron: https://www.mt.nl/management/s...

'De afgelopen jaren krijgen we steeds meer concurrentie, en dat is eigenlijk goed’, zegt Marianne Sturman. In 2000 richtte ze Moneypenny op om bedrijven te helpen met Het Nieuwe Werken, vooral door de inzet van virtual assistants (VA’s). Sinds een jaar of twee ziet ze dat het begrip meer bekendheid krijgt.

‘Organisaties worden steeds flexibeler en digitaler. Ze zien dat je goed kunt samenwerken op afstand, los van het kantoor en 9-tot-5-dagen. Je ziet het ook aan het steeds grotere aanbod online tools die het ondernemers makkelijk maken om te ondernemen, zoals gratis factureringssystemen’, zegt Sturman.

Miss Moneypenny

Door digitalisering en verschuiving van taken, verandert ook de functie van secretaresse. Ook Miss Moneypenny in de James Bond films, naar wie het bedrijf natuurlijk vernoemd is, maakte de laatste jaren een ontwikkeling door. In de Bond-film Skyfall (2012) maakt ze zelfs even een uitstapje naar Bonds domein als geheim agent. De secretaresse is niet aan het verdwijnen, maar krijgt andere taken en andere functietitels, zoals virtual assistant.

‘Het vak is tegenwoordig veel breder dan wat vroeger een secretaresse was. Ondersteuners moeten tech savy zijn; er worden nieuwe skills van ze gevraagd.’ Het verschilt natuurlijk per bedrijf en manager wat een assistent precies doet, zegt Sturman. ‘De CEO van een van onze multinational klanten is heel druk en reist veel. Voor hem is een assistent al tien tot vijftien uur per week bezig met reizen plannen en mail bijhouden.’

Die uren kunnen gecombineerd worden met werk voor een andere ondernemer voor wie ze bijvoorbeeld social media doet en de website bijhoudt, en natuurlijk blijft er financieel/administratief werk. Het enige wat voor elke VA hetzelfde is, is dat ze in principe van buiten het kantoor werkt.

Klassiek idee

Natuurlijk blijven er managers die het ontzettend fijn vinden om op kantooruren een secretaresse aanwezig te hebben, en vanuit daar te werken, zegt Sturman. En als je als bedrijf fulltime werk hebt voor een ondersteuner, waarom zou je die dan niet in dienst nemen? ‘Elk bedrijf heeft natuurlijk de keuze om flexibel te werken of om allemaal op kantoor te werken en klaar te zijn op het moment dat je de deur achter je dicht trekt. Alleen, veel bedrijven hebben niet iedere week dezelfde werklast en zouden veel beter flexibele ondersteuning kunnen krijgen.’

Die bedrijven zitten te veel vast aan het klassieke idee van een secretaresse, ziet Sturman, en denken er gewoon nog niet over na om dat te outsourcen. ‘Bewaking en schoonmakers outsourcen bijvoorbeeld vinden we normaal, maar je secretariaat outsourcen is nog niet gebruikelijk.’

Krijgen de secretaresses op afstand ook iets voor secretaressedag? Sturman: ‘Zeker, de virtual assistant hoort er helemaal bij. Ze wordt ook gewoon uitgenodigd voor bedrijfsuitjes en ze vindt het zelf ook vaak leuk om betrokken te zijn bij het bedrijf. Maar wat ik mooi vindt, is dat de secretaresse meer zeggenschap krijgt over waar en wanneer ze werkt. Daardoor wordt ze gelijkwaardiger aan haar manager en meer gezien als professional.’

Logische ontwikkeling en zorgt er tevens voor dat je als secretaresse een duidelijke toegevoegde waarde biedt!